Mandag 8. april åpnet kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande det 8. norske arkivmøte, med 630 arkiventusiaster i salen, der hun kom med dette budskapet: «Nå har dere fått NOU-en med forslag om ny arkivlov som dere har ønsket dere. Nå må vi tenke oss om, ta en ting av gangen, dette blir en trinnvis prosess».
Nei, Trine, dette kan faktisk ikke vente, og det er du og Kulturdepartementet som må trykke på de riktige knappene – og dere må gjøre det nå, i går faktisk!
Ifølge Direktoratet for forvaltning og IKT jobbet det 657.006 i statlig og kommunal forvaltning i 2017. Alle disse arbeidstakerne har en plikt til å sørge for å dokumentere sin oppgaveløsning. Dette skal de gjøre ved å bruke prinsipper om journalføring nedfelt i befaling av Kong Christian VI av Danmark-Norge i 1740. Og ved hjelp av verktøy og programvare som ligger på siden av alle andre verktøy de forholder seg til og kommuniserer via på jobben sin.
Dette er et regnestykke som ikke går opp, og vi taper på det alle sammen. Både som arbeidstakere, når vi ikke gjenfinner den informasjonen vi trenger for å løse oppgavene våre. Som offentlig virksomhet, når vi ikke klarer å etterspore beslutninger og vite hvordan vi har løst samfunnsoppdraget vårt. Som åpent og transparent demokrati, når vi ikke kan ettergå forvaltningen i sømmene. Som enkeltindivider, når de instansene som burde det, ikke klarer å gjenskape vår rettighetsdokumentasjon. Og til slutt som samfunn, når vi ikke har et komplett, riktig eller relevant historisk fundament.
Tirsdag 2. april la det regjeringsoppnevnte Arkivlovutvalget frem sin NOU 2019:9: «Fra Kalveskinn til datasjø. Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver». Vi i Norsk Arkivråd, landets største interesseorganisasjon for arkiv med 1.200 medlemmer fra hele landet og fra alle typer virksomheter, var fra oss av spenning til hva NOU-en skulle inneholde.
Vi ble positivt overrasket over hva utvalget har jobbet frem. De har ikke holdt seg til å pynte på det som har vært, de har virkelig gravd dypt nedi og kastet opp i luften alt som har vært, og forsøkt å tenke innovativt og i tråd med den verden vi lever i, som er i stadig endring og svært uforutsigbar. Likevel, det er mange ubesvarte spørsmål og strategier som må operasjonaliseres. Vi gleder oss til å være med å drive dette arbeidet fremover og få noe bra for fremtiden, men det er Kulturdepartementet som nå har ballen - og de og vi må ikke miste fart.
Paul Chaffey, statssekretær i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), var til stede da kulturministeren fikk overlevert det nye arkivlovforslaget - og det var på ingen måte tilfeldig. Vi i Norsk Arkivråd, og flere med oss, vil hevde at dokumentasjonsforvaltning som fagområde hører mer naturlig hjemme i KMD enn det gjør i Kulturdepartementet. KMD på sin side, er imidlertid først og fremst interessert i å få løst opp i knuten knyttet til forbudet i gjeldende arkivlov mot å benytte skylagring i utlandet, og det fortest mulig.
Det er mange, svært mange, i både stat og kommune som venter på at den siste hindringen faller for å ta slike tjenester i bruk. Det nye lovforslaget åpner for digital overføring av dokumentasjon til utlandet, altså skylagring og etter hva Norsk Arkivråd erfarer, kommer KMD til å trykke hardt på å få denne bestemmelsen igjennom så snart som mulig.
Vår største frykt er at dette vil utgjøre første trinn i Trines skisserte trinnvise tilnærming til NOU-en, også blir resten utsatt. Det tok 12 år fra gjeldende arkivlov var ferdig til den trådte i kraft, og den var således allerede utdatert før den begynte å gjelde. Digitaliseringen av Norge skjer kontinuerlig og med voldsom styrke. Hvis vi skal klare å gi oss selv gode arkiver, om vi trenger dem på jobben, som journalist, som innbygger eller forsker, arkiver der vi kan gjenfinne og gjenbruke informasjon, må det bli mye enklere å skape arkiver for de 657.006 arbeidstakerne i offentlig sektor.
Ja, vi har fått en NOU nå, det er vi glade for, men det må ikke stoppe med det og en oppheving av skylagringsforbudet. Det er mange flere og viktigere utfordringer som venter, og vi er mange som vil være med å bidra til å få det til. Men: Sett i gang, Trine og Kulturdepartementet!
